Niederlassung Griesheim Ansprechpartner: Herr Steuerberater Hubert Ruckelshaußen

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Steuerberater

Digitale Belegbuchführung und ersetzendes Scannen

Belegaufkommen

In vielen Betrieben ist der monatliche Anfall an Belegen, welche für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden müssen, enorm. Nicht selten füllt das monatliche Belegaufkommen mehrere Aktenordner, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Über die Zeit sammeln sich so Dutzende von Aktenordner an, welche es nicht selten erforderlich machen, dass Unternehmer zusätzliche Räumlichkeiten anmieten müssen, um ihre steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Aber auch der Austausch der Belege mit der Steuerkanzlei kostet Zeit und muss bei der monatlichen Terminplanung berücksichtigt werden, wobei auch die Bürozeiten der Steuerkanzlei beachtet werden müssen. Für Unternehmer oftmals eine lästige Pflichtübung, gerade dann wenn der Terminkalender ohnehin schon prall gefüllt ist. Steht eine Betriebsprüfung seitens des Finanzamtes an, müssen die Belege dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden, was je nach Betriebsgröße eine kleine logistische Herausforderung sein kann

Ersetzendes Scannen

Ende 2014 hat die Finanzverwaltung ein neues Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Im Rahmen dieses BMF-Schreibens ist die Verwaltung auch einer Forderung der Bundessteuerberaterkammer nachgekommen und hat sich erstmals zu der Frage geäußert, ob Belege, die den steuerlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, digitalisiert und im Anschluss vernichtet werden können. Laut Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken dagegen, dass Belege, die durch Scannen digitalisiert wurden, im Anschluss vernichtet werden.

Die Möglichkeit des ersetzenden Scannens macht eine Digitalisierung der Buchhaltung noch attraktiver als sie ohnehin schon ist.

Die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung liegen auf der Hand. Der Austausch der Buchführungsunterlagen erfolgt komplett elektronisch. Der Unternehmer ist bei der Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen nicht mehr an die Bürozeiten der Steuerkanzlei gebunden und kann die Belege zu jeder Tages und Nachtzeit übermitteln; auch am Wochenende! Hierdurch entfällt auch die monatliche Fahrt zum Steuerberater; das spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Auch sind Unternehmer bei der Wahl ihres Steuerberaters räumlich unabhängig. Mithilfe einer digitalen Buchführung spielt die räumliche Distanz zur Steuerkanzlei keine Rolle mehr.

Die richtige Lösung

Die DATEV bietet mit ihrer Lösung „Unternehmen online“ mehrere Möglichkeiten des Datenaustausches zwischen Unternehmern und ihren Steuerberatern. So besteht die Möglichkeit, die Belege einfach per FAX an das Rechenzentrum der DATEV zu senden, wo die Belege digital aufbereitet werden und anschließend von der Steuerkanzlei abgerufen werden können.

Archivkosten sparen

Wie eingangs erwähnt, wird durch eine richtige Digitalisierung des Buchhaltungsprozesses eine Aufbewahrung von Papierbelegen unnötig. Hierdurch wird das Vorhalten eines Archives überflüssig, wodurch Raumkosten eingespart werden. Die Speicherung der Belege erfolgt zudem im Rechenzentrum der DATEV, so dass eine hohe Datensicherheit gewährleistet wird. Die Belege sind vor Feuer- und Wasserschäden aber auch vor unberechtigten Datenzugriff geschützt. Ein Verlust der Buchführungsunterlagen ist somit faktisch ausgeschlossen. Bei Betriebsprüfungen können die digitalisierten Belege abgerufen und dem Prüfer per Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Verfahrensdokumentation

Beim Einsatz des ersetzenden Scannens kommt der Verfahrensdokumentation eine besondere Bedeutung zu. Der Ablauf der Digitalisierung bis hin zur Vernichtung der Belege soll hierbei festgehalten werden. Insbesondere muss in der Verfahrensdokumentation geregelt werden, wer scannt, wie und wann die Vernichtung der Papierbelege erfolgt, wer die Belege vernichtet, welche Archivierungssysteme eingesetzt werden und wie die Unveränderbarkeit und Lesbarkeit der digitalen Belege sichergestellt wird.

Fazit

Der Einsatz des ersetzenden Scannens kann für Unternehmer eine nicht unbeachtliche Zeit- und Kostenersparnis bedeuten. Gerade bei Unternehmen, die eine große Anzahl von Belegen aufbewahren müssen, können so Archivierungskosten gespart werden. Durch eine Digitalisierung der Buchführungsunterlagen kann ein optimaler Austausch von Belegen und Auswertungen zwischen dem Unternehmer und der Steuerkanzlei erfolgen. Dies spart Wege und Zeit! Auch die Kommunikation und der Datenaustausch mit der Finanzverwaltung erfolgt in Zeiten von E-Bilanz und Co. zunehmend digital. So ist geplant, dass neben den Steuererklärungen und Bilanzen bald auch Belege elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden können. Unternehmer sollten bereits heute von den Vorteilen einer digitalisierten Buchführung profitieren und so Zeit und Kosten einsparen.

Die LBH-Steuerberatungsgesellschaft mbH als Ihre kompetente Steuerkanzlei unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Buchführung.