Die offene Ladenkasse ist seit jeher eine verbreitete Form der Bargeldaufbewahrung und -erfassung, insbesondere in kleineren Betrieben, bei Hofläden, Verkaufsständen oder auf Wochenmärkten. 

Unter einer offenen Ladenkasse versteht man eine nicht-elektronische Barkasse, etwa eine einfache Geldkassette oder eine Schublade mit Bargeld, bei der keinerlei technischen Aufzeichnungen der Einnahmen erfolgen. 

Die Umsätze werden stattdessen manuell festgehalten – meist in Form eines handschriftlich geführten Kassenbuchs. 

Diese Form der Kassenführung ist vor allem dort gebräuchlich, wo nur ein geringer Bargeldumsatz zu erwarten ist oder der Betrieb keine umfangreiche Infrastruktur benötigt. 

Die offene Ladenkasse bleibt auch in 2025 erlaubt – trotz zunehmender Digitalisierung und der verstärkten Einführung elektronischer Kassensysteme. Allerdings hat sich der gesetzliche Rahmen inzwischen deutlich verschärft: 

Die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Transparenz sind durch gesetzliche Regelungen wie die Abgabenordnung (AO), die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie durch neue Vorschriften weiter gestiegen. 

Grundsätzlich gilt z.B. eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt, dass jeder einzelne Verkaufsvorgang handschriftlich dokumentiert werden muss. Aufzuzeichnen sind unter anderem der Name und die Anschrift des Käufers, die genaue Bezeichnung des Artikels bzw. der Dienstleistung, der Zahlungsbetrag getrennt nach Steuersätzen (7 oder 19 Prozent), der Steuer- und der Gesamtbetrag. 

Keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen jedoch bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (wie z.B. bei einem Marktstand). 

Dennoch ist bei der offenen Ladenkasse stets ein täglich geführter Kassenbericht anzufertigen. Dies bedeutet: 
Die Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen taggenau dokumentiert werden. Darüber hinaus ist es oftmals empfehlenswert, ein Zählprotokoll anzulegen, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufgelistet wird. Auch wenn dies aus gesetzgeberischer Sicht nicht zwingend erforderlich ist, stärkt es die Beweiskraft einer ordnungsgemäßen Kassenführung. 

Im Gegensatz zu elektronischen Kassensystemen unterliegen offene Ladenkassen dagegen nicht einer Meldepflicht nach § 146a AO. Unternehmen müssen sie also nicht über das Elster-Portal beim Finanzamt registrieren. Dennoch gilt: Eine ordnungsgemäße Führung der Kasse ist auch hier unabdingbar.

Hinweis:
Die offene Ladenkasse bietet zwar eine gewisse Einfachheit und geringe Anschaffungskosten, birgt aber erhebliche Risiken bei der steuerlichen Betriebsprüfung. Schon kleinste formale Mängel – wie etwa unvollständige Kassenberichte oder Kassenminusbestände – können dazu führen, dass die gesamte Buchführung in Frage gestellt wird und in Extremfällen sogar verworfen werden darf. Dann nimmt die Finanzverwaltung mitunter erhebliche Hinzuschätzungen vor. Der Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE kann eine zukunftssichere Option sein. Das alles gilt es abzuwägen.