Insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung zum 1. Januar 2025 ergibt sich an verschiedenen Stellen Änderungsbedarf bei den sogenannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, zu denen sich nun auch die Finanzverwaltung äußert. Dazu gehört u.a.:
Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z.B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.
Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes (bspw. als E-Rechnungen) empfangen, bedarf es keiner bildlichen, sondern nur noch einer inhaltlichen Übereinstimmung.
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).
Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist grds. zulässig. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z.B. durch OCR (z.B. Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Bei E-Rechnungen im „klassischen Sinne“ (§ 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG) ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z.B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z.B. Buchungsvermerke).
Hinweis:
Diese neuen Grundsätze gelten ab dem 14. Juli 2025.
Quelle: BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, IV D 2 - S 0316/00128/005/088,
www.bundesfinanzministerium.de